Riprendiamo a parlare di progetti per il settore dell’ospitalità e di una figura fondamentale con la quale relazionarsi: l’hotel project manager dell’hotel e l’architetto.
L’hotel project manager è una figura che in Italia ancora è poco conosciuta, ma che a tutti gli effetti è la figura chiave per la buona riuscita di un progetto alberghiero, sia esso di nuova costruzione che di ristrutturazione.
Si interfaccia tra il cliente ed il professionista che sono coinvolti nel progetto, coordina e verifica l’andamento di un progetto. La tipologia di lavoro è generalmente per obiettivi ed ha ben presente il business plan redatto dall’investitore o dall’operatore gestionale, monitora i risultati ed i tempi di realizzazione oltre ai costi ed agli standard qualitativi.
Le attivitò che il project manager svolge sono quelle di tradurre in obiettivi chiari e definiti le finalità dell’iniziativa alberghiera, scegliendo in coordinamento con il cliente i migliori consulenti da coinvolgere nel processo.
Inoltre:
- Pianifica ed organizza le attività e le risorse per raggiungere l’obiettivo
- Definisce la procedura di circolazione delle informazioni per tutto il programma attuativo
- Detta i tempi di progetto, costruendo uno scadenzario effettivamente perseguibile
- Prepara il budget gestendo il cost control
- Verifica i rischi del progetto ed individua le soluzioni preventive evitando sorprese a posteriosi sui costi e tempi
- Predispone i documenti contrattuali.
- Organizza e gestisce i meeting di progetto.
- Verifica la rispondenza e la corretta esecuzione degli elaborati di progetto.
- Sviluppa i report per la tracciabilità delle azioni al fine di individuare le responsabilità,.
- Raccomanda il pagamento dei consulenti e del tema di progetto.
- Assiste nella scelta dei contracrtors e dei fornitori coordinandone anche le attività.
- Redige il programma dettagliato dei lavori
- Stabilisce i pagamenti dei fornitori
L’attività dell’hotel project manager è “people oriented”, spesso infatti deve farsi strada attraverso le complesse strutture gerarchiche delle società dei clienti, dei progettisti, delle imprese, dei general contractor o dei fornitori per riuscire a finalizzare le azioni con le persone corrette, al momento giusto per eseguire il lavoro giusto.
Gran parte del lavoro del project manager si confronta spesso con altre figure professionali quali il responsabile degli acquisti o il cost controller. Sono le figure chiave nel processo di sviluppo di un hotel e che hanno il compito della continua revisione dei budget di intervento e di gestione. Ovviamente sono i peggiori nemici dell’architetto creativo nel processo di progetto e realizzazione di un progetto.
Avere infatti a che fare con gli uffici acquisti, per un architetto, senza la mediazione del project manager può essere determinante per inficiare il valore e la qualità del progetto che altrimenti spesso si baserebbero sull’individuazioni di prodotti similari a minor costo. Il “fit out” di un hotel affidato ad un architetto non può essere modificato solo per l’ottimizzazione di un budget. L’architetto ed l’hotel project manager devono infatti procedere insieme all’approvazione dei prototipi degli arredi su misura o dei prodotti standard in ogni dettaglio e nel rispetto del design book che viene redatto dal team di lavoro. Ecco perchè con buona ragione all’architetto consiglio sempre di preferire i progetti custom a quelli standard.
Il project manager in base al progetto di architettura e di interior design per l’hotel procede in varie fasi alla ricerca e selezione del miglior fornitore per quell’intervento. Questa selezione avviene in diverse fasi:
Scelta dei fornitori in base alla specifica attitudine a realizzare una parte del progetto. La selezione avviene anche in base a fornitori di fiducia suggeriti dal committente o dal progettista.
Richiesta offerte alla rosa di fornitori utilizzando un pacchetto specifico di documenti di gara che siano uguali per tutti, solo fornendo disegni e files che rispettano specifici standard tecnici è possibile ottenere preventivi che siano confrontabili.
Ricapitolando l’hotel project manager è quindi l’elemento conduttore della fase pre-progetto, della fase progettuale, della fase contrattuale, della fase attuatuiva. Il suo lavoro si conclude con il collaudo di tutto il processo che è la fase finale più complicata nella quale vengono individuate le liste dei difetti, le liste delle nonconformità e le fasi di test e sostituzioni.