Durante l’ultima BTO, nel panel Human Engine, Giovanna Manzi affermava che la percentuale di utenti Best Western che utilizzavano l’opportunità del web check in o self check in non superava il 5%. Un portavoce di Marriot sosteneva che invece i propri clienti arrivavano addirittura ad un 25%. Le percentuali erano comunque basse rispetto alle attese. Ma perché il cliente dovrebbe fare un web check in o un web check out? Quali sono i vantaggi? Nessuno durante il panel trovò un valido motivo per stimolare il cliente a fare il web check in.
Perchè per l’albergo è importante il web check in?
Sicuramente permette di ottimizzare i tempi all’arrivo in hotel in quanto non è necessaria la richiesta dei documenti per l’inserimento del gestionale, ma solo l’eventuale verifica. Il vantaggio in questo caso sarebbe dato dalla possibilità di concentrarsi sull’accoglienza, sulla spiegazione dei servizi, sulle opportunità della destinazione. E’ sicuramente un momento utile per dare quella prima buona impressione al nostro Ospite, senza farlo sentire un numero.
Ed eccoci arrivati in piena pandemia, alla paura del contatto e alla necessità di distanziamento sociale. Abbiamo paura di chi non conosciamo e forse anche di chi vive con noi. Il receptionist con molta probabilità è uno sconosciuto e il cliente in epoca postpandemica tenderà sempre a starne quanto più distante possibile.
Come sempre la comunicazione nel pre-stay è fondamentale e dovremmo cercare di comunicare il vantaggio all’Ospite senza però spaventarlo. Ricordiamoci che è comunque alla ricerca di ambienti e luoghi sicuri in termini di igiene e sanificazione. Siete sicuramente bravi a gestire questo tipo di comunicazione mixata in cui il futuro ospite percepirà un vantaggio in termini di rischio di esposizione. La legge ci impone comunque di richiedere il documento, per confrontare le informazioni riportate e inserite nell’online check in, ma ci vorranno solo pochi secondi.
Ormai credo che tanti PMS permettano la funzionalità del web check in e quella del web check out. Io personalmente mi trovo molto bene con Mews che offre già da tempo i due servizi.
Vi spiego come utilizzo il web check in utilizzando l’invio del form personalizzato all’ospite:
Passaggio obbligatorio perché spesso il prenotante non coincide con l’ospite in arrivo.
Bisogna far presente che le informazioni richieste sono riservate, gdpr compliance ed usate esclusivamente ai fini legali richiesti per soggiornare in una struttura ricettiva, ma con queste informazioni e il consenso dell’ospite, si ha la possibilità di utilizzare alcuni dati ai fini di marketing, ad esempio newsletter o informazioni riguardanti la struttura ricettiva. 
Nel caso in cui non si abbia un PMS con la funzionalità di web check in basterà inviare un qualsiasi modulo da compilare, anche su word piuttosto, in modo da ottenere i dati del clienti che dovranno alloggiare.
Il web check out ha la stessa finalità per l’ospite e anche per l’hotel. Maggiore sicurezza per l’uno e maggiore libertà per l’altro. Basterà che il vostro PMS invii in automatico il messaggio il giorno della partenza o il giorno precedente.
In Italia non è ben chiara ancora la possibilità dell’uso del self check out in termini legislativi, mentre in Asia e negli Stati Uniti è una procedura molto utilizzata con buona soddisfazione da parte di entrambe le parti.
Che ne pensate?