Come creare un digital menu per le colazioni con i moduli di Google

In un periodo in cui stiamo valutando tutte le soluzioni per una riapertura in sicurezza, potrebbero venire fuori anche delle discrete idee per ottimizzare alcuni processi che dovranno essere digitalizzati. Potrebbe essere l’esempio delle ordinazioni per le colazioni.

Abbiamo un pò di confusione in testa per l’organizzazione di un eventuale buffet o di un servizio in camera o ancora di un breakfast box. Pensiamo alle difficoltà di gestione del buffet. Qualche collega ha ipotizzato di ridurre il carico di scelte sul buffet ma di non rinunciare alla possibilità di scelta come avveniva prima della pandemia. Per ovvi motivi di distanziamento e per evitare possibili contaminazioni dello stesso buffet, si può ipotizzare che il cliente abbia accesso alla sala colazioni ma non al buffet. In pratica il personale di sala sarà incaricato di raccogliere l’ordinazione e servire al tavolo l’ospite. Qualcuno ha proposto di lasciare sul tavolo foglio e penna per la scelta, ma si verifica il solito passaggio di oggetti che sarebbe preferibile evitare.

Il digital menu

Se volessimo evitare qualsiasi tipo di contatto e ridurre al minimo le preoccupazioni di contagio, forse la scelta migliore è dotarsi di un digital menu. Il digital menu potrebbe venire utilizzato sul tablet rilasciato in dotazione dalla struttura ricettiva oppure sullo smartphone dell’ospite. La prima soluzione, proprio per i problemi di passaggio da mani differenti, non pare che sia una grande soluzione. Rimane quindi l’utilizzo dello smartphone.

Come far accedere al digital menu

Adesso bisogna capire come riuscire a far accedere l’ospite al digital menu per poter ordinare la colazione. Le soluzioni sono veramente tante:

  • Invio email con link
  • Invio automatizzato link da virtual concierge alla sera precedente o al mattino
  • Invio con whatsapp Business
  • Qr Code al tavolo o in camera

Quale strumento gratuito poter utilizzare

Ci sono dei bellissimi software sul mercato. Qualcuno l’ho testato e devo dire che ne sono rimasto molto soddisfatto. Se però, in un periodo di difficoltà economica, si vuol trovare uno strumento che ci permetta la raccolta ordini e pure un’analisi statistica, allora i moduli di Google potrebbero essere sufficienti come soluzione.

I moduli Google

Non bisogna avere grandi conoscenze per gestire i moduli di Google. Dal vostro Google Drive vi create un nuovo modulo che andrete poi a nominare:

Screenshot di Google Drive con il menu per creare un nuovo file, evidenziando l'opzione "Moduli Google" cerchiata in rosso.

A questo punto potete creare il vostro modulo con grande semplicità inserendo le scelte nel modo più opportuno.

Screenshot di un sondaggio Google Forms intitolato "Sweet Breakfast - Mind Lab Hotel" con un'immagine di un caffè colorato come intestazione.

Per semplificare, ho ipotizzato un ordine dal tavolo per singola persona con una modesta scelta, oltre che l’inserimento con menu a tendina della camera e del tavolo:

Non perdere questa opportunità di crescere professionalmente e fare rete con esperti del tuo campo!

Screenshot di una sezione di un sondaggio con tre opzioni di succhi: arancia rossa, Ace e ananas, ognuna accompagnata da una rispettiva immagine.
Screenshot di una sezione di un sondaggio con tre opzioni salate: uova, prosciutto cotto e formaggio, ognuna accompagnata da una rispettiva immagine.

Il cliente/utente può gestire veramente con estrema facilità questo semplice menu. All’occorrenza potete inserire il menu a tendina per indicare la quantità.

Il fatto di inserire il numero di camera è un bel vantaggio per bypassare quella brutta usanza che si aveva all’ingresso della sala colazioni domandando: “Numerooooo?”.

Appena il cliente invia l’ordine, arriva la notifica al dispositivo che utilizzerà il personale di sala per verificare:

Screenshot di una notifica di Google Forms che informa su una nuova risposta al modulo intitolato "Sweet Breakfast - Mind Lab Hotel".

Per attivare le notifiche basterà andare sui tre puntini e spuntare l’opzione:

Schermata delle risposte di Google Forms con evidenziata l'opzione "Ricevi notifiche email per le nuove risposte" selezionata.

Dal back office, l’addetto al servizio in sala dovrà monitorare un foglio di Google con le varie risposte (ordini). La prima colonna è molto importante perché specifica l’orario (e la data) in cui è stato inviato l’ordine. Questo potrebbe servire anche per monitorare i tempi di attesa, impostando un cambio di colori al trascorrere dei minuti:

Tabella con informazioni cronologiche, numeri delle camere e numeri dei tavoli, con le colonne e alcune celle evidenziate in verde.

Il Foglio di Google nelle colonne successive ci dà invece le indicazioni sui prodotti ordinati:

Schermata di ordinazione su foglio con messaggio di errore di elaborazione immagine grigio su sfondo bianco.

Tra una serie di aspetti negativi riguardo alle rivoluzioni in corso per le colazioni di hotel potremmo anche trovare il bicchiere mezzo pieno e cioè la possibilità finalmente di avere un’analisi dei costi per cliente con statistiche molto dettagliate:

Grafico di Google Forms che mostra le preferenze per caffetteria e succhi di frutta in un sondaggio colazione hotel.

Da qui potremmo crearci altre varianti di digital menu. Per esempio per l’ordinazione di Breakfast Box o per il room service.

Se servisse potremmo inserire alla fine una casella riguardante la privacy ecc.

Lo stesso concetto lo possiamo poi utilizzare per il modulo di web check in. Ma questo è un altro post…

L’intento, con questo post era solo di stimolare l’albergatore/host a trovare soluzioni semplici per problemi che appaiono complicati. 

Avremmo modo la prossima settimana di parlare anche di software più performanti a pagamento.

Sono sicuro che mi sono fatto molti nemici col tool gratuito…

Se ti fa piacere dare suggerimenti e condividere l’eventuale tuo modello sei il benvenuto. Valuteremo il miglior digital menù il 30 Maggio.

11 comments
    1. Buongiorno Barbara,
      Mi scusi se mi permetto però in un webinar che ho seguito durante il lockdown avevo sentito parlare di JPasta per esempio.
      Buona domenica,
      Claudia

  1. Grande Nicola!
    non sapevo dell’ esistenza di questi “moduli”, e stavo cercando di fare la stessa cosa ((diventandoci pazza!) con un foglio Excel.
    Con il modulo Google ho preparato sette menu (uno per ogni giorno) con tanto di foto in solo qualche ora.
    Grazie ancora, mi hai salvato da problemi di impaginazione, stampa e la monotonia di una banale tabella Excel!

  2. Grazie per la dritta, molto comodi, veloci e anche belli da vedere, però o riscontrato un problema, come inserisco il menu a tendina per indicare la quantità?
    ovvero se i clienti in camera sono 2 e desiderano 2 caffè come posso indicarne la quantità?
    Grazie

      1. io ho avuto lo stesso problema: ho provato a far sì che si convincessero che trattandosi di un buffet digitale era logico un ordine a persona, ma non ho avuto fortuna. allora ho deciso di procedere utilizzando prevalentemente matrici ( penalizza le immagini ma è funzionale) dove in riga ci sono le opzioni e sulle colonne se per uno, per due, per tre e per quattro (noi abbiamo max quadruple). nel foglio risposte leggo quindi se i caffè sono du, tre etc.. Griglia con caselle di controllo è stata la mia soluzione!

  3. Ciao,
    Ho provato a fare dei menu per pranzo/cena, ma con purtroppo ha diversi limiti.
    Avete trovato un prodotto per hotel e non solo ristorante?
    Ringrazio
    Marco

  4. Grazie alla esperienza di anni in tecnologie Google, e titolare di un bistrot a buffet interno ad una struttura alberghiera in Sicilia, ho lanciato a maggio il mio servizio di digital buffet…gli ospiti italiani ( per ora soprattutto siciliani) non lo vogliono usare, lo reputano una complicazione! Gli ospiti stranieri ne sono entusiasti. preparatevi a delle fortissime resistenze!

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