Come creare un digital menu per le colazioni con i moduli di Google

In un periodo in cui stiamo valutando tutte le soluzioni per una riapertura in sicurezza, potrebbero venire fuori anche delle discrete idee per ottimizzare alcuni processi che dovranno essere digitalizzati. Potrebbe essere l’esempio delle ordinazioni per le colazioni.

Abbiamo un pò di confusione in testa per l’organizzazione di un eventuale buffet o di un servizio in camera o ancora di un breakfast box. Pensiamo alle difficoltà di gestione del buffet. Qualche collega ha ipotizzato di ridurre il carico di scelte sul buffet ma di non rinunciare alla possibilità di scelta come avveniva prima della pandemia. Per ovvi motivi di distanziamento e per evitare possibili contaminazioni dello stesso buffet, si può ipotizzare che il cliente abbia accesso alla sala colazioni ma non al buffet. In pratica il personale di sala sarà incaricato di raccogliere l’ordinazione e servire al tavolo l’ospite. Qualcuno ha proposto di lasciare sul tavolo foglio e penna per la scelta, ma si verifica il solito passaggio di oggetti che sarebbe preferibile evitare.

Il digital menu

Se volessimo evitare qualsiasi tipo di contatto e ridurre al minimo le preoccupazioni di contagio, forse la scelta migliore è dotarsi di un digital menu. Il digital menu potrebbe venire utilizzato sul tablet rilasciato in dotazione dalla struttura ricettiva oppure sullo smartphone dell’ospite. La prima soluzione, proprio per i problemi di passaggio da mani differenti, non pare che sia una grande soluzione. Rimane quindi l’utilizzo dello smartphone.

Come far accedere al digital menu

Adesso bisogna capire come riuscire a far accedere l’ospite al digital menu per poter ordinare la colazione. Le soluzioni sono veramente tante:

• Invio email con link
• Invio automatizzato link da virtual concierge alla sera precedente o al mattino
• Invio con whatsapp Business
• Qr Code al tavolo o in camera

Quale strumento gratuito poter utilizzare

Ci sono dei bellissimi software sul mercato. Qualcuno l’ho testato e devo dire che ne sono rimasto molto soddisfatto. Se però, in un periodo di difficoltà economica, si vuol trovare uno strumento che ci permetta la raccolta ordini e pure un’analisi statistica, allora i moduli di Google potrebbero essere sufficienti come soluzione.

I moduli Google

Non bisogna avere grandi conoscenze per gestire i moduli di Google. Dal vostro Google Drive vi create un nuovo modulo che andrete poi a nominare:

A questo punto potete creare il vostro modulo con grande semplicità inserendo le scelte nel modo più opportuno.

Per semplificare, ho ipotizzato un ordine dal tavolo per singola persona con una modesta scelta, oltre che l’inserimento con menu a tendina della camera e del tavolo:

Il cliente/utente può gestire veramente con estrema facilità questo semplice menu. All’occorrenza potete inserire il menu a tendina per indicare la quantità.

Il fatto di inserire il numero di camera è un bel vantaggio per bypassare quella brutta usanza che si aveva all’ingresso della sala colazioni domandando: “Numerooooo?”.

Appena il cliente invia l’ordine, arriva la notifica al dispositivo che utilizzerà il personale di sala per verificare:

Per attivare le notifiche basterà andare sui tre puntini e spuntare l’opzione:

Dal back office, l’addetto al servizio in sala dovrà monitorare un foglio di Google con le varie risposte (ordini). La prima colonna è molto importante perchè specifica l’orario (e la data) in cui è stato inviato l’ordine. Questo potrebbe servire anche per monitorare i tempi di attesa, impostando un cambio di colori al trascorrere dei minuti:

Il Foglio di Google nelle colonne successive ci dà invece le indicazioni sui prodotti ordinati:

Tra una serie di aspetti negativi riguardo alle rivoluzioni in corso per le colazioni di hotel potremmo anche trovare il bicchiere mezzo pieno e cioè la possibilità finalmente di avere un’analisi dei costi per cliente con statistiche molto dettagliate:

Da qui potremmo crearci altre varianti di digital menu. Per esempio per l’ordinazione di Breakfast Box o per il room service.

Se servisse potremmo inserire alla fine una casella riguardante la privacy ecc.

Lo stesso concetto lo possiamo poi utilizzare per il modulo di web check in. Ma questo è un altro post…

L’intento, con questo post era solo di stimolare l’albergatore/host a trovare soluzioni semplici per problemi che appaiono complicati. 

Avremmo modo la prossima settimana di parlare anche di software più performanti a pagamento.

Sono sicuro che mi sono fatto molti nemici col tool gratuito…

Se ti fa piacere dare suggerimenti e condividere l’eventuale tuo modello sei il benvenuto. Valuteremo il miglior digital menù il 30 Maggio.